Kolmas osa toista oppimistehtävää oli etsiä verkosta jonkin työyhteisön sosiaalisen median käyttämisen pelisäännöt. Tehdessäni hakua pääosa olivat kuntia ja kaupunkeja sekä suurempia yhtiöitä. Valitsin kuitenkin tarkasteluuni Kelan.
Mielestäni sosiaalisen median pelisäännöt ovat tärkeä osa yrityksen toimintaa. Niiden laatimisvastuu on yrityksen johdolla, joka koordinoi koko yrityksen toimintaa. Pelisääntöjen tulee olla selkeitä, yksiselitteisiä, mutta kannustavia. On tärkeää huomioida rehellisyys ja avoimuus. Yritystä koskevissa asioissa tulee kirjoittaa omalla nimellä ja tuoda ilmi se, että edustat yritystä. Pelisäännöissä on hyvä tuoda ilmi myös liikesalaisuuden ja yksityisyyden suojaaminen, tekijänoikeuslaki sekä työntekijän vastuu omasta toiminnastaan toimiessaan osana sosiaalista mediaa. Säännöissä voi olla maininta myös kieliasusta ja kirjoitustyylistä, sillä se vaikuttaa siihen millaisen kuvan yrityksestä saa. Mielestäni valitsemani Kelan pelisäännöt on hyvä esimerkki selkeästä ja yksiselitteisestä ohjenuorasta, jota jokaisen on helppo noudattaa.
"Työstään innostunut ja osaava kelalainen on Kelalle arvokas voimavara myös sosiaalisessa mediassa" on ensimmäinen lause kelalaisten sosiaalisen median oppaassa. Koen, että tämä on varmasti jokaisen yrityksen pyrkimys - ei siis ainoastaan Kelan, joten lausahdus pitää täysin paikkaansa.
Kela on paljon läsnä sosiaalisessa mediassa ja yrityksen lähtökohtana ovatkin sen arvot: ihmistä arvostava, osaava, yhteistyökykyinen, uudistuva. Kelassa rohkaistaan työntekijää tuomaan esiin oma ammattitaito. Jokainen saa valita itse tapansa toimia sosiaalisessa mediassa, mutta tärkeää on huomioida Kelan asettamat pelisäännöt. Kelalla onkin niin kutsuttu "aloittajan opas", jossa on ohjeita sosiaaliseen mediaan.
Oppaassa tuodaan esiin esimerkiksi se, että tulee kuunnella ja seurata keskusteluja. Niiden myötä oma asiantuntijuus kehittyy. On myös tärkeää, että kelalainen seuraa työnantajaansa sosiaalisessa mediassa. Oppaassa ohjataan myös valitsemaan oikeat kanavat. Ohjenuora onkin "sinne, missä yleisö on", sillä siellä saa aikaan tulosta. Oppaan mukaan Facebook, Twitter ja LinkedIn ovat hyödyllisimmät asiantuntijalle, sillä ne ovat eniten käytettyjä sosiaalisen median alustoja. Sosiaalisesta mediasta tulisi tehdä myös osa päivittäistä rutiinia!
Kelan sosiaalisen median pelisäännöt jaetaan kolmeen osaan:
1. Kelalainen somessa
Työnantaja saa valvoa ja ohjeistaa miten työaika käytetään ja mitä pelisääntöjä on olemassa, kun käytetään sosiaalista mediaa. Työnantajasta, työkaverista tai esimiehestä ei saa puhua negatiiviseen sävyyn, vaan sävyn tulee olla ystävällinen ja kunnioittava. Myöskään asiakkaan asioista ei puhua. Tärkeää on muistaa myös hyvät tavat, huomioida tekijänoikeuslain säännökset sekä jättää jakamatta luottamuksellinen aineisto.
2. Turvallisesti somessa
Sosiaalisen median turvallisuus Kelan näkökulmasta pitää sisällään sen, että työntekijä ei saa käyttää sosiaalisen median tunnuksissaan Kelan tietoverkon salasanaa tai sähköpostia. Työntekijän tulee myös selvittää käyttämänsä palvelun yksityisyys- ja tietoturva-asetukset. Mikäli sosiaalisessa mediassa tulee vastaan sisältöä, joka vahingoittaa Kelaa, tulee ottaa yhteys viestintäryhmään. Mikäli kohtaa vihamielistä ja uhkaavaa käytöstä johtuen työpaikasta, tulee tästä ilmoittaa omalle esimiehelle.
3. Viestintäryhmä vastaa ylläpidosta
Viestintäryhmä on ryhmä, joka vastaa Kelan nimissä toimivista sosiaalisen median palveluista. Kukaan työntekijä ei voi perustaa omatoimisesti sivuja Kelalle, sillä se vaikuttaa yrityksen julkisuuskuvaan. Viestintäryhmä on toimielin, joka vastaa kaikesta sosiaaliseen mediaan liittyvästä ja puuttuvat asiaan, mikäli sosiaalisessa mediassa leviää Kelaa vahingoittavaa tietoa.
Mutta mikä on mielestäni Kelan sosiaalisen median pelisääntöjen keskeisin viesti? "Ole mukana sosiaalisessa mediassa noudattaen annettuja pelisääntöjä."